A vezetők időgazdálkodása a legfájóbb pont

2016. július 25.

A vállalatok életciklusától függetlenül - a kezdő vállalkozásoktól a több milliárdos árbevételt felmutató, felszálló, illetve stagnáló ágban lévőkig -, bármely vezetővel kezdünk el a cég szervezeti jellemzőiről beszélgetni, döntő többségben a vezetők időgazdálkodása a legfájóbb pont.

professionbiz_com2.jpg

Kutatások szerint is (pl: Bába 2012) tíz vállalatvezetőből kilencnek van időgazdálkodási problémája. Az idő és érzékelés filozófiai megközelítésétől eltekintve a vezetők problémája mindennapos stresszt okoz, ami kihat az általuk vezetett szervezeti egység működésére is. Ezért a szervezetfejlesztés során először a vezetővel dolgozunk együtt. Áttekintjük személyes értékeit és céljait, azok korrelálását az általa irányított cég értékeivel és céljaival. Már itt, az alapoknál kiderülhet, hogy nem feltétlenül egyeztethetők össze a személyes célok és értékek a céges célokkal és értékekkel.

Ha nem a vállalat tulajdonosáról van szó, hanem „csupán” bérért, bónuszért dolgozó vezetőről, akkor önmagában az is stressz forrást és időhiányt okoz, ha olyan feladatoknak és céloknak kell megfelelnie a vezetőnek, amelyek valójában a belső vezérlő elveivel nem egyeztethetők össze. Ilyenkor felmerül a kérdés, hogy van-e, és ha igen, milyen típusú a vezetői önképe, hogyan definiálja magát, mint vezetőt? Képes-e kívülről látni magát a vezetői székben, mennyire tudatos a feladataira? Mekkora örömöt okoz számára maga a vezetés? Vagy inkább csak feladatok sokaságát jelenti, amiből valójában soha nincs kiút?

Tekintettel arra, hogy a cégvezetők, akik tulajdonosok is egyben elsősorban szakmai vezetők, általában hosszú évek gyakorlata során sajátítják el a csapatépítés, a munkatársakkal való foglalkozás fortélyait. Eközben állandó időzavarral küzdenek a szakmai vezetői feladatok, a szervezet felépítése, a növekedés kihívásainak feladatai között. Számukra megoldást jelent a rendszeres szervezetfejlesztés, illetve a személyes tanácsadás, coaching, ami felgyorsítja a vezetői képességek, kapacitások növekedését.

A hatékonyabb időgazdálkodás felé vezető út fontos állomása az értékek egyeztetése után a szervezet méretének és stratégiai céljainak megfelelő szerkezet kialakítása. Növekvő vállalatoknál különösen érzékeny ez a kérdés, mert a gyakorlat azt mutatja, hogy a vállalati struktúra nem követi le a változásokat, egyre nagyobb terheket kapnak a munkatársak és a vezetők, miközben egyre inkább diverzifikálódnak a feladatok. A stressz és a túlmunka világos hatása a betegségek gyakorisága, a kommunikációs problémák a csapaton belül, illetve a fluktuáció megnövekedése.

A delegálás hatalmas terhet vehet le a vezető válláról. Azért írom feltételes módban, mert a sikeres delegálás nem minden esetben automatikus. Az első feltétel az, hogy legyen kinek átadni a feladatokat. Ha egy cégcsoportban például az a policy, hogy a vezetőknek nem lehet személyi titkára, akkor az adminisztráció szükségszerűen plusz terhet ró a vezetőkre, olyan feladatokat, amelyek a gyakorlatban kívül esnek a vezetői feladat és hatáskörükön, ezért állandó nyomást jelentenek az időgazdálkodásra. Ebben az esetben a munkakörök átvizsgálásával, az egyes feladatokra fordított időráfordítás elemzésével világosan kimutatható a szükséges új munkakör, ami csökkenti a vezetőkre háruló időnyomást.

A második feltétel a bizalom megléte. A bizalom kialakulásához idő kell, amit lerövidíthet a jól definiált feladatkörre jelentkezők professzionális kiválogatása. A sikeres kiválasztást azonban rendszerint nem követi a csapatba történő beillesztés, a vállalati kultúra, a szervezeti tudás átadása, a mentorálás. Amikor az új munkatárs már hetek óta a vállalatnál dolgozik, de a vezetőnek még nem volt ideje két szónál többet váltani vele, akkor a bizalom sem tud kiépülni olyan mértékben, hogy a feladatok delegálása sikeresen megtörténjen. Ezekre az esetekre kiváló a beillesztési folyamat szabályozása, a felelősök felhatalmazása, a tevékenységek átláthatóságának biztosítása.

A harmadik legfontosabb feltétel a pontos információátadás. Az időgazdálkodás mellett ez a következő neuralgikus pont a vezetők többsége számára. A mindennapi rohanásban, ha nincsenek szabályozva a feladat kiadás, ellenőrzés értékelés folyamatai és módszerei, nincs IT támogatása, akkor komoly időrabló tevékenységgé válhat a feladatok elvégzésének nyomon követése, a félrecsúszott információk korrigálása, a vevői elégedetlenségek kezelése.

A szervezeti működés diagnosztizálása lehetőséget ad arra, hogy a legtöbb problémát okozó ponton avatkozzunk be úgy, hogy az a legnagyobb hatást érje el. Ennek következtében kapacitások szabadulnak fel nemcsak a vezetők időgazdálkodásában, hanem a munkatársak körében is.

Narancsik Ágnes

narancsik.agnes@fejlodom.hu

www.fejlodom.hu

(Kép forrása: Professionbiz.com)

Szólj hozzá!

A bejegyzés trackback címe:

https://fitmind.blog.hu/api/trackback/id/tr558912418

Kommentek:

A hozzászólások a vonatkozó jogszabályok  értelmében felhasználói tartalomnak minősülnek, értük a szolgáltatás technikai  üzemeltetője semmilyen felelősséget nem vállal, azokat nem ellenőrzi. Kifogás esetén forduljon a blog szerkesztőjéhez. Részletek a  Felhasználási feltételekben és az adatvédelmi tájékoztatóban.

Nincsenek hozzászólások.
-->