Hány unalmas és eredménytelen meetingen vettél már részt? Sejtem! Tartottál is már ilyet? Nem szégyen. A hatékony meeting kivitelezése is művészet. Állandóan tanulni, tapasztalni és fejlődni kell hozzá.
(Cég)vezetők, csoportvezetők, de szabadúszók és magánemberek is hasznát vehetik az alábbi tanácsoknak.
Időt vesztegetni senkinek nem jó. Hetente több olyan megbeszélés, ami csak az időd és energiád rabolja rendkívül bosszantó. Nincs értelme egy csomó embernek egy helyen megjelennie, csak azért, hogy ki legyen pipálva a heti (csopot)meeting.
De mi az, ami működik? Kis létszámú, hosszabb megbeszélés? Rövid, álló meetingek? Mindezt hányszor?
Rengeteg a kérdés. Különböznek a körülmények is: a projekt nagysága, a résztvevők száma és helyszíne stb., viszont van néhány tényező, ami minden meeting vezető segítségére lesz.
Egyik kedvenc podcastom – Building a Story Brand – vendége volt Daniel Tardy, az EntreLeadership képviseletében. Ő a téma egyik legismertebb és elismertebb szakértője Amerikában.
Jó meglátásai vannak, és nagyon hasznos ötleteket ad! Alkalmazzátok őket, ha még nem teszitek. A meetingek biztosan eredményesebbek lesznek.
1. Határozd meg a napirendet
Ha nem készülsz fel alaposan egy meetingre, akkor teljesen hiábavaló lesz. A céltalan és összefüggéstelen beszédnek semmi eredménye. Tehát előre gondold át, mit szeretnél közölni, elérni, és hogyan.
Segíthet, ha van egy rövid napirend. Nem is kell ilyen hivatalosan annak nevezni Daniel Tardy szerint. Elég ha van három-négy kulcsszó, amit felírsz a táblára, hogy mindenki előtt világos legyen, mire kell fókuszálni, mi az igazán fontos.
Ha felszólaláskor bárki eltérne a tárgytól, csak ügyesen a táblára kell irányítani a figyelmét, és visszatérni az eredeti, központi témá(k)ra.
2. Ne lépd túl a kitűzött időt
Mindenki ideje drága, ezért tiszteletben kell tartani. Akár húsz perces, akár két órás meetinget hirdettél meg, tartsd be, ne legyen csúszás.
Arra a kérdésre, milyen hosszú az ideális meeting, nincs egy jó válasz, helyzete válogatja.
Steve Jobsról köztudott, hogy a húsz perces megbeszélések híve volt. A szakember szerint is elégnek bizonyul ennyi idő. Semmiképp nem szerencsés harminc-negyvenöt percnél hosszabbra nyújtani őket.
Figyelni kell a hatékony kommunikációra, építsd fel a mondanivalót.
Ha egyesek vitába szállnak, meg kell kérni őket, a megbeszélés után folytassák.
3. Legyen korlátozott a létszám
Csak azok legyenek jelen a meetingen, akiknek tényleg köze van az adott témához vagy projekthez. Tehát olyan kollégák, (szak)emberek, akik érdemben hozzá tudnak járulni a fejlődéshez, megoldáshoz.
A szakértő szerint, minél több ember van a szobában, annál kevesebb az esélye annak, hogy őszintén felszólalnak a jelenlévők. A hatékony meeting egyik ismérve az átláthatóság, az egyenes beszéd. Nyíltan beszélni sok ember előtt viszont kevesen mernek. Jól gondold meg, hány embert és kiket hívsz meg.
4. Kezdd a meetinget pontosan
Nem egyszerű tartani az időpontokat, főleg ha több megbeszélés is van egy nap, vagy éppen elkap valaki útközben egy halaszthatatlan mondanivalóval, de törekedni kell rá.
Az időben való megérkezésre vagy kezdésre ne csak úgy tekints, mint a jólszervezettség jelére. Ez annál sokkal több, egymás tiszteletét jelenti. A bizalom is így alakulhat ki, és ez az alapja minden jól működő kapcsolatnak.
5. Próbáld ki a napi álló meetinget
Kihívás, hogy mindenki jól informált maradjon a projektről, a célokról és a problémákról egy öt-tíz fős csapatban. Sok időt elvehetnek a négyszemközti vagy pár fős meetingek. Erre kiváló megoldás a napi álló meeting. Rövid, informatív megbeszélés, ahol mindenki elmondja egy percben, hogy haladt a munkával előző nap, mit tervez az aktuális napra, és van-e elakadása.
Legfeljebb tizenöt perces lehet. Tartani is fogják az időt, hisz nincs lehetőség leülni, elnyúlni.
Daniel szerint hála ezeknek a meetingeknek közelebb kerülnekegymáshoz az emberek és egységesebb lesz a nézőpont is. Együtt beszélik meg a kihívásokat, együtt ünneplik meg a nyereségeket.
6. Érkezzetek telefon és laptop nélkül
A rövidebb álló meetingeken ez kiválóan működik. Viszont hosszabb megbeszéléseken, ahol prezentáció van, vagy valamilyen adatot meg kell találni, jól jöhetnek a technikai eszközök. Mindenki csak a célnak megfelelően használja őket. A telefon legyen lenémítva.
7. Ne feledkezz meg a fizikai szükségletekről
Hosszabb meetingek esetén figyelembe kell venni, hogy a résztvevők megéheznek, megszomjaznak és mosdószünetre is vágynak.
Ha sokat ültek, állítsd fel őket, nyújtózzanak kicsit. Legyen víz, kávé és tea.
Ha a nap végére teszed a meetinget, már ezek sem segítenek, túl fáradtak lesznek ahhoz, hogy koncentráljanak.
8. Gondolkodj úgy, mint egy rendező
Segít, ha fel tudod venni a rendezői szerepet és gondolkodásmódot. Fontos szempont, hogy a rendező nem a film sztárja. Ő az, aki felhasználva a kreativitását, a tudását és a stratégiai gondolkodását, kihozza a produkcióból a legjobb végeredményt. Egy meeting vezetőjeként neked is ez a feladatod.
Készülj mindig ezekre a találkozókra. Keress új és izgalmas módszereket, hogy a legjobbat hozd ki a beszélgető partnereidből.
„A meeting gyümölcse a szimfónia, az a csodálatos zenemű, amit a csapat együtt komponál.” - Daniel Tardy.
Mi más ez, mint művészet?
Tartsd be a fenti pontokat, és próbáld ki, ami újdonság számodra.
Írd meg, ha valamelyik bevált, és eredményesebbek lettetek általa.
szerkesztő, szövegíró
Forrás: Building a Story Brand Podcast
(Fotó: Pinterest)
Ha tetszett, amit olvastál, nagyon örülnénk a megosztásnak és a hozzászólásnak!
HA MÉG TÖBB MOTIVÁCIÓRA VÁGYSZ,
kövess bennünket Facebookon és Instagramon!
